In deze Privacy Verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij binnen HV Fidelitas omgaan met persoonsgegevens. HV Fidelitas hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

HV Fidelitas houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Verklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, of tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zijn;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Indien u na het doornemen van onze Privacy Verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft de verwerking van uw persoonsgegevens of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document. 

In verband met mogelijke wijzigingen in de wet of uitbreiding van activiteiten van de vereniging, wordt u aangeraden regelmatig de Privacy Verklaring te raadplegen, voor de meest recente versie.

Persoonsgegevens van verenigingsleden en vrijwilligers worden door HV Fidelitas verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden;
• Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst/ beheer vrijwilligersbestand;
• Communicatie over de uitvoering van de overeenkomst of uitnodigingen
• Activiteiten binnen de vereniging (sportkampen, feesten, toernooien en dergelijke)

 De wettelijke grondslag voor deze persoonsgegevens de uitvoering van de overeenkomst in de vorm van lidmaatschap danwel aanmelding als vrijwilliger. Indien u de gevraagde persoonsgegevens niet met ons deelt, kan dat betekenen dat wij de overeenkomst in de vorm van lidmaatschap moeten ontbinden, of dat u niet als vrijwilliger wordt ingezet.

 Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HV Fidelitas de volgende persoonsgegevens van u vragen en verwerken:

• Naam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Adres
• Postcode en woonplaats
• Telefoonnummer
• Mobielnummer
• E-mailadres
• Machtiging incasso (Naam lid, IBAN rekeningnummer, Tenaamstelling rekening, naam en vestigingsplaats bank)
• Pasfoto (t.b.v. Sportlink/ registratie Handbalbond)
• Naam en klasse vorige vereniging
• Lidmaatschapsnummer
• Kledingmaten

Naaste een verplichte Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), kan aan vrijwilligers aanvullend gevraagd worden naar de volgende persoonsgegevens:

• Beschikbaarheid in tijd/uren/ dagen
• Certificaten/ opleidingen
• Voorkeur voor invulling van werkzaamheden

 Ten behoeve van activiteiten (sportkampen, feesten, toernooien en dergelijke) wordt per activiteit eenmalig aanvullend gevraagd naar:

• Allergieën, medicatie en dieetwensen
• Contactgegevens ‘thuisblijvers’ of verantwoordelijken in geval van nood (naam, adres, telefoonnummer)
• Naam en telefoonnummer van huisarts

Deze gegevens worden nadien direct verwijderd en worden daarmee dus incidenteel verwerkt.

 Uw persoonsgegevens worden door HV Fidelitas opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende het lidmaatschap en daarna maximaal 7 jaar in de boekhouding i.v.m. fiscale verplichtingen.

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van het lidmaatschap door het NHV/ Handbalbond.
• Het organiseren van evenementen die verband houden met de doelstelling van de vereniging (zoals De Grote Clubactie, Jantje Beton, (School)handbaltoernooien).
• Samenwerking in de vorm van combinatieteams, met andere handbalverenigingen.

Verwerkers

Wij laten uw persoonsgegevens nooit verwerken door andere partijen, met wie wij geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (voor de AVG geldt hiervoor de leeftijd van jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

HV Fidelitas bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die HV Fidelitas van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Alle leden en vrijwilligers wordt (in het najaar van 2019 en daarna bij aanmelding), eenmalig schriftelijk om toestemming gevraagd om beeldmateriaal van wedstrijden, evenementen en activiteiten te gebruiken, voor publicatie op onze eigen website, nieuwsbrieven, e-mails of sociale media. U bent hiertoe niet verplicht; indien u geen toestemming geeft voor het gebruik van beeldmateriaal, heeft dat geen gevolgen voor het lidmaatschap. 

Bezoekers aan sportvelden of sportzalen waar HV Fidelitas traint of wedstrijden speelt, worden geïnformeerd door middel van informatieborden, dat er mogelijk opnames of foto’s gemaakt worden, met als doel publicatie op onze eigen website, nieuwsbrieven, e-mails of sociale media.

Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen, met inachtneming van het doel waarvoor de opnames bedoeld zijn.

 Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar kenbaar maken bij het bestuur.

HV Fidelitas maakt gebruik van social media, zoals Facebook en in de toekomst mogelijk Instagram en Twitter. Daarnaast maakt HV Fidelitas gebruik van de Handbal App. Wanneer leden en ouders van jeugdleden gebruik maken van deze toepassingen, zijn zij akkoord gegaan met de privacy instellingen behorende bij de betreffende social media/ apps. Leden kunnen zelf hun privacy instelling desgewenst aanpassen. HV Fidelitas behoudt zich te allen tijde het recht om commentaren die op social media die dan wel kwetsend, beledigend zijn of leiden tot ongewenste reacties, te verwijderen.

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Als u naar aanleiding van onze Privacy Verklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Contactgegevens:

Handbalvereniging Fidelitas
Sportpark Zielhorst 8

3822 ZT Amersfoort
fidelitas@handbal.nl

Versie 20190922